Polityka prywatności i cookies

Obowiązuje od 20 października 2026 r.

Ta polityka wyjaśnia, jak przetwarzamy dane osobowe na stronie I Charytatywnego Balu Andrzejkowego RCOV — przy odwiedzinach strony, zakupie biletów i kontakcie z organizatorem. Piszemy możliwie prosto, zgodnie z RODO (rozporządzenie UE 2016/679).

1. Kto jest administratorem danych

Administratorem danych osobowych jest organizator balu — Rotary Club Olsztyn Varmia z siedzibą w Olsztynie (dalej: „Organizator”, „my”). W sprawach danych osobowych możesz skontaktować się z nami telefonicznie: 881 361 666.

2. Jakie dane, w jakim celu i na jakiej podstawie

Odwiedziny strony

• Serwer zapisuje w dziennikach technicznych adres IP, datę i godzinę, adres odwiedzanej podstrony oraz informacje o przeglądarce. Robimy to, aby zapewnić bezpieczeństwo i prawidłowe działanie strony — to nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Dzienniki są automatycznie usuwane po 14 dniach.
• Aby chronić formularz zamówień przed nadużyciami, przez krótki czas przechowujemy nieodwracalny skrót (hash) adresu IP i liczbę prób — bez możliwości odtworzenia samego adresu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
• Nie stosujemy narzędzi analitycznych, reklamowych ani profilowania. Czcionki strony wczytujemy z naszego serwera, nie z serwisów zewnętrznych.

Zakup biletów

• Dane kupującego: imię, nazwisko, adres e-mail, opcjonalnie numer telefonu, dane zamówienia i status płatności. Przetwarzamy je, aby zawrzeć i wykonać umowę sprzedaży biletów — przyjąć zamówienie, obsłużyć płatność, wysłać bilety i informacje o zamówieniu (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
• Dane uczestników: imię i nazwisko każdej osoby, dla której kupowany jest bilet. Podaje je kupujący. Służą do wystawienia imiennych biletów i weryfikacji przy wejściu na bal — w tym zapisania godziny wejścia po zeskanowaniu kodu QR (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Kupujący, podając dane innych osób, powinien przekazać im tę informację.
• Dokumentację rozliczeń przechowujemy, by wypełnić obowiązki rachunkowe i podatkowe (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
• Dane zamówienia możemy też wykorzystać do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Kontakt z nami

• Gdy dzwonisz lub piszesz do nas — np. w sprawie biletów, partnerstwa lub wsparcia balu — przetwarzamy dane potrzebne do odpowiedzi i prowadzenia rozmowy (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

3. Komu przekazujemy dane

Dane przekazujemy wyłącznie podmiotom, które pomagają nam zorganizować sprzedaż biletów i prowadzić stronę:

• Tpay — Krajowy Integrator Płatności S.A. z siedzibą w Poznaniu, operator płatności online. Płatność odbywa się na stronie Tpay; w zakresie samej transakcji Tpay działa jako odrębny administrator danych na podstawie własnej polityki prywatności.
• dostawca serwera, na którym działa strona (OVH, centra danych w Unii Europejskiej);
• dostawca bazy danych, w której przechowujemy zamówienia i bilety;
• dostawca usługi wysyłki wiadomości e-mail (wysyłka biletów i potwierdzeń);
• osoby z zespołu Organizatora obsługujące zamówienia i wejście na bal — w zakresie niezbędnym do ich zadań;
• organy publiczne — wyłącznie gdy wymagają tego przepisy prawa.

Jeżeli dostawca usługi ma siedzibę poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, przekazanie danych odbywa się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (np. EU-US Data Privacy Framework) lub standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję.

4. Jak długo przechowujemy dane

• dzienniki serwera — 14 dni;
• dane zamówień i biletów — przez czas potrzebny do organizacji i rozliczenia balu, a następnie do upływu terminów przedawnienia roszczeń;
• dokumentacja rozliczeniowa — 5 lat od końca roku, w którym nastąpiła płatność (wymóg przepisów podatkowych);
• niedokończone (wygasłe) zamówienia — do czasu ich usunięcia przy porządkowaniu bazy, nie dłużej niż do rozliczenia balu;
• korespondencja — przez czas potrzebny do załatwienia sprawy.

5. Twoje prawa

Masz prawo do:

• dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii,
• sprostowania (poprawienia) danych,
• usunięcia danych — gdy nie ma już podstawy do ich przetwarzania,
• ograniczenia przetwarzania,
• przenoszenia danych przetwarzanych w celu wykonania umowy,
• sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie,
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), jeśli uważasz, że przetwarzamy dane niezgodnie z prawem.

Aby skorzystać z praw, skontaktuj się z nami — dane kontaktowe znajdziesz w punkcie 1.

6. Czy musisz podać dane

Przeglądanie strony nie wymaga podawania żadnych danych. Przy zakupie biletów podanie imienia, nazwiska i adresu e-mail kupującego oraz imion i nazwisk uczestników jest niezbędne do wystawienia imiennych biletów — bez nich nie możemy zrealizować zamówienia. Numer telefonu jest dobrowolny.

Nie podejmujemy decyzji w sposób zautomatyzowany i nie profilujemy osób odwiedzających stronę.